Ein Unternehmen kann von Microsoft Outlook nur dann profitieren, wenn es auch den dazugehörigen Exchange Server erwirbt. Dieser ermöglicht die gemeinsame Nutzung aller Outlook Daten aller Benutzerstationen und kann so das gesamte Potential des Programmes ausschöpfen. Der Exchange Server ist aber nicht kostenlos erhältlich, was viele Unternehmen dazu veranlasst, sich nach folgender Alternative umzusehen: Microsoft Outlook ohne Exchange Server.

Mit der Hilfe von Microsoft Outlook können Termine, Kalender, Kontakte, Emails und Aufgaben einfach und übersichtlich bearbeitet werden. Diese werden als Unicode-PST-Dateien gespeichert, welche nur über einen zentralen Server von Exchange, dem sogenannten MAPI-Server, gemeinsam nutzbar sind.

Das bedeutet, dass alle Daten von Outlook, die an den Server angebunden sind, in einem Protokoll zusammengefasst und dort auch abgeglichen werden. Wer beispielsweise eine Besprechung ansetzen möchte, kann nun einen Termin auswählen und wird sofort darüber in Kenntnis gesetzt, wenn Terminüberschneidungen entstehen oder Teilnehmer nicht anwesend sind.

Aber auch Aufgaben und Projekte können nun von mehreren Mitarbeitern zeitgleich bearbeitet und vorangetrieben werden. Auf all diese produktivitätsfördernden Elemente müssen aber all jene verzichten, denen ein Exchange Server zu teuer ist. Häufig sind davon kleinere Betriebe betroffen, die nur wenige Mitarbeiter zählen; diese Anschaffung ist meist nicht lohnenswert.

Microsoft Outlook ohne Exchange Server – das bedeutet, dass die volle Funktionalität und die gemeinsame Nutzung von Outlook als Groupware auch ohne Exchange Server ermöglicht wird. Hier sorgen Open Source Lösungen und Konkurrenzunternehmen von Microsoft seit einigen Jahren für preiswerte Alternativen.

Die Verwendung von Microsoft Outlook ohne Exchange Server kann auch als Alternative ein Intranet ermöglichen, dass sicher und einfach funktioniert. In der Regel sind auch alle Funktionen des Originals einwandfrei verwendbar, auch die veränderte Benutzeroberfläche ist meist einfach zu handhaben.

Für Microsoft Outlook ohne Exchange Server – Programme entstehen geringere Kosten. Trotzdem überzeugen diese durch Funktionalität und Sicherheit, auch die Microsoft Office Anwendungen können eingebunden werden.