An der Sicherheit der eigenen Daten sollte in keinem Büro gespart werden. Ein herkömmlicher Aktenvernichter, der Dokumente, Kreditkarten, alte Kontoauszüge und Disketten in Kleinteile zerlegt, ist bereits eine Selbstverständlichkeit. Diese Geräte arbeiten mit verschiedenen Sicherheitsstufen, für allgemeine Dokumente bis hin zu extrem vertraulichen Akten. Hier ist das Schnittwerk der Maschine ausschlaggebend. Einige arbeiten mit der Methode des Streifenschnitts, der jedoch keine hundertprozentige Sicherheit bietet, während für höhere Sicherheitsstufen ein Aktenvernichter Partikelschnitt erforderlich ist. Hier wird das eingegebene Papier in kleinste Partikel zerschnitten, die so in keinem Fall wieder zusammen gefügt werden können.
Doch wenn es zur Vernichtung digitaler Daten kommt, sind andere Systeme gefragt. Hier empfiehlt sich ein Digital Shredder System. Es löscht die gespeicherten Daten von der Festplatte und zeigt hier viele Vorteile gegenüber anderer Methoden des digitalen Datenvernichtens.
Da wäre zum einen die Methode des Datenüberschreibens. Hier wird ein Überschreibungstool benötigt, das, nachdem es auf den Computer geladen wurde, alle Bereiche der Festplatte mit zufälligen, komplexen Daten überschreibt, die keinen Sinn ergeben. Mehrere Durchgänge sind hier nötig, um ein zufriedenstellendes Resultat zu erzielen. Der Zeitaufwand ist jedoch groß, bis zu acht mal länger als beim Digital Shredder, wenn man von drei Durchgängen ausgeht und bis zu achtzehnmal länger bei sieben Durchgängen.
Eine weitere Alternative ist die Entmagnetisierung. Die Festplatte wird in diesem Fall einem starken Magnetfeld ausgesetzt. Das magnetische Medium repolarisiert und löscht in diesem Zuge alle gespeicherten Daten. Doch auch bei dieser Methode zeichnen sich deutliche Nachteile gegenüber anderen Systemen ab. Die elektromagnetische Strahlung, die bei dem Vorgang freigesetzt wird, kann sich negativ auf andere elektronische Geräte auswirken, die sich in der Nähe befinden. Auch für die Gesundheit des Benutzers ist eine solche Methode alles andere als förderlich. Sie sollte deshalb nur außer Haus oder in einer isolierten Umgebung durchgeführt werden.
Desweiteren steht einem die Möglichkeit der mechanischen Vernichtung offen. Hier sind kaum Grenzen gesetzt, denn die Festplatte kann sowohl mit einem Vorschlaghammer wie auch durch eine 20 Tonnen Presse oder die Demontage des Computers durch Abschleifen der entnommenen Platten durchgeführt werden.
Im Vergleich ist das Digital Shredder System das effektivste, schnellste und auch umweltfreundlichste, da die Festplatte nach dem Löschen der Daten wieder aufbereitet und weiterhin genutzt werden kann.